Cómo la concesión de licencias puede liberar el potencial de la informática en la nube
La informática en la nube tiene el potencial de revolucionar el modo en que operan las empresas en auge. Para las pequeñas y medianas empresas, constituye un modo rápido de acceder a software adaptado a sus necesidades y sin una inversión inicial importante, lo que supone una mayor flexibilidad financiera. Lo único que hay que tener en cuenta es el asesoramiento sobre las opciones existentes y cómo obtener la licencia adecuada a las necesidades del negocio.
Al plantearse por primera vez la informática en la nube, es importante adoptar una nueva mentalidad, distinta a la que adoptamos cuando pensamos en la TI física. No obstante, es importante un asesoramiento claro para poder obtener beneficios de la informática en la nube.
Existen realmente tres tipos de informática en la nube: el software como servicio (SaaS), la plataforma como servicio (PaaS) y la infraestructura como servicio (IaaS). El esfuerzo que deba realizar su organización para gestionar su TI frente a la gestión por parte del proveedor o distribuidor depende de lo que usted utilice, ya sea un único tipo o una combinación de todos ellos.
Aplicaciones en la nube o SaaS |
Plataformas en la nube o PaaS |
Infraestructura en la nube o IaaS |
| Mientras que el software convencional, por lo general, se adquiere y luego se instala en un dispositivo, SaaS es un modelo basado en suscripciones, en el que el software se aloja en la nube y su acceso es a través de Internet. Programas como Office 365, Google Apps, Salesforce y Cisco WebEx son todos de tipo SaaS.
En términos generales, el acceso a las soluciones SaaS se realiza a través de un navegador o, en algunos casos, una aplicación específica. El proveedor tiene el control absoluto de las aplicaciones, pero usted podrá configurarla según sus necesidades. Una de las ventajas principales es que los archivos se guardan en la nube y no en ordenadores particulares, con lo cual es posible acceder a las aplicaciones desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, no hay costes de hardware y las actualizaciones son automáticas. Si desea saber cómo crear un acuerdo SaaS, consulte las pautas recogidas a continuación. |
Si desea crear aplicaciones o servicios por Internet, PaaS es lo que usted necesita. Por ejemplo, si es usted desarrollador de software, PaaS le ofrece una plataforma para crear aplicaciones de venta «con preconfiguración» o por Internet. Los desarrolladores web pueden acceder al entorno perfecto para desarrollar, probar y alojar sitios web. Si usted desarrolla su propio software interno, también puede utilizar PaaS para crear entornos de desarrollo y prueba. AWS Elastic Beanstalk, Windows Azure, Heroku, Force.com, Google App Engine y Apache Stratos son soluciones PaaS. | En IaaS, un proveedor de servicios en la nube aloja las partes de la infraestructura que se encuentran en un centro de datos físico, lo que reduce costes y la complejidad de adquirir y gestionar servidores físicos y demás infraestructura. Además, le permite seleccionar los recursos que necesite.
En esta configuración, el proveedor de servicios gestiona la infraestructura, mientras que usted instala, configura y gestiona su propio software. Algunos ejemplos de proveedores de servicios IaaS son Amazon EC2, Windows Azure, Google Compute Engine e IBM Cloud. |
Software convencional
- Un único pago inicial
- Licencia perpetua
- Normalmente alojado en las instalaciones de la empresa
Software en la nube
- Basado en suscripciones
- Uso del software durante el periodo de validez de la suscripción
- Normalmente alojado fuera de las instalaciones por un proveedor de servicios
Una gran diferencia entre un servicio en la nube y un paquete de software convencional es que este último debe pagarse por adelantado, mientra que el pago de los servicios en la nube se realiza mediante suscripción. Esto significa poder pagar mensual, trimestral o anualmente durante un tiempo específico. Puede hacer uso del software mientras la suscripción sea válida. Esto supone una diferencia respecto de las licencias de software convencionales, con las que el uso del software adquirido suele ser perpetuo.
Otra diferencia entre las licencias convencionales y un servicio en la nube es el lugar donde se aloja el software. Mientras que, en el caso de las licencias convencionales, el software se aloja en la empresa que lo utiliza, con los servicios en la nube, es un proveedor de servicios el que se ocupa de su alojamiento fuera de las instalaciones. De nuevo, esto supone poder prescindir del hardware de apoyo, lo que libera espacio e inversión que pueden destinarse a otros ámbitos de la empresa.
Cómo puede ayudarle la nube a aprovechar al máximo sus licencias
Con la informática en la nube, existe la posibilidad de reducir el riesgo de utilizar software sin licencias. Con el software convencional, las empresas pueden no ser conscientes de que utilizan software sin licencia o no tener claro que estaban utilizando software sin licencia en un dispositivo no contemplado en el acuerdo. Si un distribuidor descubre esta situación durante una auditoría de software, podría suponer un enorme coste para la empresa.
Utilizar la nube podría ahorrarle tal situación. En el caso de Office 365, Microsoft aloja el software en sus propios servidores, lo que facilita a la empresa el poder observar a los usuarios sin necesidad de auditoría, siempre que exista un acuerdo para ello. No obstante, otros productos Microsoft pueden estar almacenados en Amazon Web Services; teniendo en cuenta que la mayoría de empresas van a utilizar una serie de diferentes servicios en la nube, no deja de ser importante tener muy claro qué se usa y dónde está almacenado. De este modo, además de cumplir la normativa, también sabrá exactamente qué está utilizando y de qué puede prescindir.
¿Desea más información sobre las licencias en la nube? Contacte con expertos en TI si desea recibir asesoramiento imparcial.
Establecer un acuerdo SaaS
A la hora de establecer un acuerdo SaaS, hay que tener presentes un par de cuestiones. No necesita una cláusula de mantenimiento porque el proveedor ya está obligado a mantener el software. No obstante, sí necesita un acuerdo de nivel de servicio (SLA) para conocer los plazos de resolución de problemas y los niveles mínimos de rendimiento en cuestiones como la velocidad y la latencia. Un componente crucial es la gestión y seguridad de los datos, ya que estos estarán ahora alojados en los servidores del proveedor y no en los suyos. Debe establecer las obligaciones del proveedor en cuanto a la gestión y la seguridad de esos datos. Estas obligaciones comprenden la realización de copias de seguridad y una solución de recuperación en caso de desastre.
También es importante saber exactamente qué costes añadidos podría haber: nuevas funciones, más asistencia, servicios de terceros, formación, integraciones, personalizaciones y escalabilidad. De gran importancia también son el periodo de vigencia (aunque se siga el modelo de suscripción) y las condiciones de renovación del contrato. El modelo de suscripción debería suponer para usted la flexibilidad para trasladarse a otros servicios rápidamente si cambian sus circunstancias o necesidades, pero si el contrato es de duración prolongada, merece la pena tener una cláusula de rescisión por si necesita hacer uso de ella.
Si decide rescindir el contrato o no renovar una suscripción, necesita un acuerdo que contemple la exportación de los datos críticos para su empresa de un proveedor a otro. El cliente siempre debe conservar la propiedad de sus datos y saber cómo recuperarlos, aun cuando el proveedor de servicios en la nube se declare en quiebra. Con la implantación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), este es un requisito legal.
Una vez que entable relación con un proveedor SaaS, es importante centrarse en la adquisición, implementación y gestión de la aplicación de software (y las correspondientes licencias).
Principales consejos sobre licencias en la nube
- Asegúrese de saber cuáles son sus responsabilidades y las obligaciones de los proveedores: nunca dé por hecho que todo recae en ellos.
- Establezca un contrato que comprenda lo siguiente:
- Un acuerdo de nivel de servicio (SLA) con información sobre la gestión y la seguridad de los datos como componente central
- Detalles sobre las copias de seguridad y la solución de recuperación en caso de desastres implementada
- Un conocimiento claro de todos los costes, tanto los confirmados como los posibles
- Detalles sobre lo que usted puede hacer en caso de rescisión del contrato.
En caso de duda, diríjase a sus proveedores de servicios de la nube, que le ayudarán con las cuestiones relativas a las licencias, para sacar el máximo partido a sus suscripciones en la nube.
