Cuando adquiere software, ya sea descargándolo o en disco, seguramente no está comprando el software en sí, sino una licencia para usarlo. Cuando efectúa el pago, acepta utilizar el software de un modo determinado: generalmente, cómo se usa (es decir, para uso personal o empresarial), cuántas personas pueden usarlo y durante cuánto tiempo.
El tipo de licencia determina su modo de empleo. En términos generales, existen cinco tipos: suscripción, individual, por volumen, educativa y gubernamental.
Licencias de suscripción
Este tipo de licencias se realizan a través de la nube y suelen concederse con la descarga del software. Normalmente, permiten el acceso del usuario al software durante un periodo determinado. Presenta un coste inicial menor y el pago es fijo de forma continuada (mensual o anual); si se interrumpe el pago, la licencia expira.
Si desea más información sobre los distintos tipos de licencias de la nube y SAM en la nube, consulte nuestra sección sobre la nube.
Licencias individuales
Ordenadores vírgenes
Puede resultar tentador adquirir un ordenador virgen (sin software preinstalado), ya que estos suelen ser más baratos. Sin embargo, corre mayor riesgo de incumplir la normativa, ya que el distribuidor que ofrece esta atractiva opción también puede ofrecer aparte software ilegal a menor precio. Si compra un ordenador con software preinstalado en un establecimiento acreditado, cumplirá la normativa y, normalmente, resultará más barato que adquirir el software y el ordenador por separado.
Descuentos
Adquirir licencias con descuento también puede resultar un ahorro ficticio. Podría no obtener todas las funciones que necesita, ya que estas licencias no se han desarrollado para el uso que usted va a darles. Acuda a socios y distribuidores autorizados para asegurarse de obtener asesoramiento y soluciones adecuadas.
El factor humano
No subestime la creatividad de sus empleados. Si buscan un programa para resolver un determinado problema, hallarán el modo de conseguirlo. Por este motivo, es importante conocer las necesidades de sus empleados y por qué quieren usar ese software: proporcióneles las herramientas adecuadas y no buscarán alternativas.
La falta de supervisión supone falta de control
Si no sabe qué software hay instalado, en qué ordenador está instalado y con qué tipo de licencia, tendrá dificultades para saber si se ha instalado en el número máximo de equipos permitido en el acuerdo de licencia. Además, podría no estar aprovechando al máximo las licencias que posee.
¿Por qué debe gestionar sus licencias?
Actualmente, el software es fundamental: es el impulso básico de las empresas y representa una importante cantidad de inversión tecnológica, lo que otorga gran valor a las licencias. Sin embargo, no siempre se entiende bien el valor y el uso que tiene el software. Una gestión adecuada de las licencias puede reportar grandes beneficios.
Cinco pasos hacia la gestión de activos de software
¿Cómo abordar esta cuestión? Se trata de un proceso de recopilación, auditoría, comparación, planificación y ejecución:
1. Averigüe lo que tiene (número de equipos, servidores, qué software hay instalado, quién es la persona responsable de las compras de software, etc.).
2. Realice una auditoría o inventario (con sus propios recursos o contratando un consultor externo) y elabore un informe pormenorizado.
3. Compare la información recogida en la documentación existente con el informe de auditoría y descubrirá dónde tiene un exceso o una carencia de licencias.
4. Resuelva el exceso o la carencia de licencias para optimizar los costes y mitigar los riesgos.
5. Una vez abordados los problemas más inmediatos, elabore un plan para determinar cómo normalizar, utilizar, controlar y adquirir el software. Más concretamente, su plan debe centrarse en la gestión de las licencias: analizar sus necesidades, formar a su equipo en el uso del software, planificar la reducción de gastos en asistencia técnica y realizar auditorías periódicas de software.
Existe, además, un sexto paso secreto: seguir haciéndolo. No se trata de una acción única, sino de un ciclo continuo. Esto es crucial ya que, además de que los primeros intentos nunca son perfectos, nada es constante: todo cambia y evoluciona, ya sea el sector al que pertenece, la tecnología que emplea o su propia empresa. El mejor modo de seguir adelante y asegurarse de continuar aprovechando al máximo su software es implantar un ciclo continuo de mejora.
