En líneas generales, existen dos tipos de herramientas de gestión de activos de software: 1) herramientas de gestión de puntos de conexión y 2) herramientas de gestión de licencias.

Las herramientas de gestión de puntos de conexión automatizan el empaquetado y la instalación/desinstalación del software, así como la realización de funciones como la aplicación de parches y la actualización del software existente. Las distintas herramientas de gestión de puntos de conexión pueden estar especializadas en prestar soporte a estaciones de trabajo, dispositivos móviles y servidores; la herramienta o herramientas que elija dependerán del tamaño y de la complejidad de su parque informático, así como de sus necesidades concretas.

Las herramientas de gestión de licencias identifican qué existe en el parque informático (detección de software), llevan un seguimiento del software y de las licencias que se poseen (gestión de derechos de software) y hacen coincidir la implantación con las licencias que se posean (conciliación). Muchas herramientas especializadas de gestión de licencias también ofrecen una cuarta funcionalidad, la medición del uso del software, que rastrea la frecuencia con la que se usa realmente una instalación individual de software, de modo que el software infrautilizado pueda ser eliminado o usado por otra persona.

Muchas herramientas SAM se integran estrechamente con herramientas de gestión de servicios de tecnologías de la información (ITSM) (que gestionan incidentes, solicitudes, cambios, etc.) y, de hecho, muchas herramientas ITSM incluyen como extras opcionales tanto funciones de gestión de puntos de conexión como de gestión de licencias.

Aunque las herramientas SAM están optimizadas para gestionar software, la envergadura de los datos y la funcionalidad necesaria para ello hace que estas herramientas, en manos de un operador competente, tengan el potencial de convertirse en una navaja suiza para su parque informático, proporcionándole una gran cantidad de datos e información con los que podrá planificar y optimizar no solo su software, sino también el resto de sus servicios tecnológicos. Las herramientas SAM también son fundamentales para mejorar la ciberseguridad, ya que permiten identificar los dispositivos sin los últimos parches y las versiones de software más antiguas para que se puedan parchear o actualizar.

¿Qué funciones desempeñan las herramientas de gestión de activos de software?

Los dos tipos de herramientas SAM realizan muchas funciones entre ellas y, a menudo, se solapan, sobre todo en el área de detección de software. Para gestionar eficazmente sus parques informáticos, es posible que las organizaciones más grandes se encuentren con que necesitan versiones especializadas de ambos tipos de herramientas; a las más pequeñas, por otro lado, puede bastarles con una sola herramienta, complementada por conocimientos técnicos externos cuando sea preciso.

A continuación, explicamos los principales tipos de funcionalidad que ofrecen las herramientas SAM:

1. 1. DetecciónA la hora de gestionar software, el primer paso es identificar qué software se está utilizando realmente. Para ello, tiene que iniciar sesión manualmente en todos los ordenadores y máquinas virtuales propiedad de la organización, descargar los datos de consumo de las plataformas en la nube e iniciar sesión en los portales de proveedores de SaaS para identificar las cuentas que se hayan configurado.

      Este es un proceso que requiere mucho tiempo y recursos. Por suerte, es fácil de automatizar, y eso es algo para lo que están optimizadas las herramientas SAM.
      Además de identificar qué software hay instalado en las máquinas, una buena herramienta de SAM también obtendrá muchos otros datos sobre las máquinas y dispositivos utilizados en su organización, incluyendo detalles útiles como la marca y el modelo del hardware, la versión y edición del software instalado, los niveles de parches y Service Pack, la frecuencia con la que se ha usado el software y una gran cantidad de información útil de otra índole que es imposible obtener manualmente.

      La detección de software es una funcionalidad muy normalizada y se incluye en la mayoría de herramientas de gestión de TI, incluidas las herramientas disponibles en el mercado de gestión de servicios de TI, de gestión de punto de conexión y de gestión de licencias. No obstante, la detección y la gestión automatizadas de SaaS y otros servicios en la nube son mucho menos comunes, por lo que deberá tener en cuenta sus necesidades en relación con esta funcionalidad al tomar una decisión de compra, y también ser consciente de que la detección generalizada de software que facilitan las herramientas de gestión sin licencia puede no ser lo bastante pormenorizada como para gestionar modelos de licencia complejos.

   2. Gestión de compilacionesLa automatización del proceso de compilar nuevas estaciones de trabajo y servidores mejora drásticamente la eficiencia del personal de TI al ahorrar horas en cada máquina nueva. El software de gestión de compilaciones también garantiza que el sistema operativo, la configuración de la red y las aplicaciones básicas estén instalados correctamente en cada nueva máquina, minimizando la necesidad de intervención humana y reduciendo el potencial de error humano.
   3. Empaquetado, despliegue y desinstalación del softwareCasi todo el software de gestión de compilaciones puede automatizar también la instalación de programas informáticos; la mayoría requiere la creación de un «paquete» que también permite automatizar ciertas configuraciones de software, como la forma en que la aplicación se conecta a la red.
      La capacidad de desinstalar software de su parque informático es también una funcionalidad fundamental para asegurarse de poder optimizar costes de licencia de software y racionalizar su parque de aplicaciones a fin de reducir al mínimo los gastos fijos de gestión. Acostumbre a su personal de TI a crear paquetes de «desinstalación» al tiempo que crean el paquete de instalación para que puedan eliminar fácilmente el software cuando ya no sea necesario.

      Si está migrando el conjunto de su infraestructura a servicios en nube PaaS o IaaS, tenga en cuenta cómo automatizará la compilación de sus máquinas virtuales en estos entornos, ya que suele ser habitual crear máquinas virtuales más grandes de lo que realmente hacen falta, lo que puede aumentar radicalmente los costes de alojamiento a largo plazo.

   4. Gestión de parches y vulnerabilidadesMuchas herramientas de gestión de puntos de conexión también le ayudarán a mantener su parque actualizado y con los últimos parches, lo que contribuirá a proteger sus equipos informáticos de los riesgos de ciberseguridad. Aunque para muchas organizaciones sea «bueno tener» gestión de compilaciones y software de empaquetado, la gestión de parches es absolutamente fundamental, y si hay algo en lo que deberían invertir las empresas, es en esto.
   5. Gestión de derechosLas herramientas de gestión de licencias están optimizadas para almacenar información sobre contratos de software y licencias. Le ayudarán a llevar un seguimiento de las renovaciones de su licencia y le permitirán relacionar los distintos derechos entre sí. Por ejemplo, las herramientas SAM le permitirán asociar una licencia de actualización o mejora a edición superior a la licencia básica que adquirió originalmente, o aplicar ventajas de soporte y mantenimiento a licencias cubiertas por determinados contratos.

      Las buenas herramientas de gestión de licencias incorporan mucha inteligencia sobre las reglas particulares asociadas a cada editor y a cada licencia, lo que reduce las posibilidades de error humano o malinterpretación de las reglas posteriormente, cuando llegue el momento de conciliar y optimizar sus licencias.
      A diferencia de otras funcionalidades de las herramientas SAM, cuesta automatizar la carga de las numerosas y variadas formas de derechos de software en una herramienta SAM, por lo que es esencial que esta parte del proceso la realice alguien que sepa lo que está haciendo.

   6. Conciliación de licenciasLa esencia de la gestión de activos de software es comparar lo que se está utilizando con lo que se tiene, con el fin de entender: a) si se cumplen los términos y condiciones de las licencias y b) si se está haciendo el mejor uso de los activos de software.

      Realizar conciliaciones de licencias manualmente lleva mucho tiempo y requiere personal muy cualificado. El gran volumen datos del proceso también significa que está sujeto a una cantidad considerable de errores humanos.
      Las herramientas de gestión de licencias están optimizadas para aplicar a los datos de detección las reglas de las licencias de software y de los términos contractuales más comunes con el fin de producir un borrador de la posición en cuanto a las licencias. Esto no solo agiliza considerablemente el proceso de producción de informes de conciliación de software, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos al manipular los datos. También libera tiempo para que su recurso cualificado en SAM o socio externo de SAM aplique los términos y condiciones o las reglas de licencia que correspondan específicamente a su empresa y para que produzca la «posición de licencia efectiva» final, la declaración definitiva que confirma que usted cumple con los términos y condiciones de las licencias de software.

      Una buena herramienta de gestión de licencias podrá automatizar la conciliación de la mayoría de los títulos de software y tendrá su «motor de conciliación» (que aplique reglas de licencias a los derechos y la implantación del software) actualizado regularmente para reflejar los cambios en los términos y condiciones de las licencias disponibles en el mercado.

   7. Optimización de software y licenciasUna buena herramienta SAM también debe incluir una función de medición, lo que ayuda a entender con qué frecuencia se usa el software y quién lo utiliza. Esto le permite a usted desinstalar la aplicación para liberar la licencia para que la use otro empleado o cancelar o reducir la suscripción para rebajar el coste del software.

      Aunque el uso de esta funcionalidad puede estar restringido en algunos países (p. ej., en Alemania puede hacer falta el visto bueno de los comités de empresa para medir el uso del software), si es capaz de automatizar la desinstalación del software usando su herramienta de gestión de puntos de conexión, vale la pena obtener las aprobaciones necesarias, ya que puede ahorrar mucho dinero.

      Las herramientas de SAM también pueden ayudarle a entender dónde puede haber diversos tipos de software haciendo la misma función, lo que le permitirá decantarse por uno y, a continuación, desinstalar el resto y sustituirlos por el que prefiera. La reducción del número de títulos y versiones de software en el parque informático puede reducir considerablemente los gastos fijos de administración, ayudarle a lograr economías de escala y darle ventaja a la hora de negociar con proveedores, además de ayudarle a mejorar su ciberseguridad, ya que habrá menos tipos de software que mantener y actualizar con parches.

Sacarle máximo partido a la herramienta SAM

Del mismo modo que una herramienta física requiere cierto nivel de competencia para usarse de forma segura y eficaz y que necesita limpieza y lubricación de forma periódica, las herramientas SAM también requieren cierto grado de cuidado para que usted pueda sacarles el máximo partido.

De las herramientas de gestión de puntos de conexión se encarga, generalmente, el personal técnico de TI que mantiene su infraestructura y da soporte a sus usuarios finales. Es importante asegurarse de que su personal técnico tenga la formación necesaria y domine el uso de la herramienta, que siga correctamente los procesos y que sea consciente de la importancia de mantener la herramienta. Un error habitual es no asegurarse de instalar agentes de detección de software y de gestión de puntos de conexión en todas las máquinas, lo cual reduce su eficacia. Otro problema común es que el personal técnico no siga el proceso y no cree paquetes de desinstalación que les permitan desinstalar fácilmente el software cuando haga falta.

Los que usan herramientas de gestión de licencias también precisan una formación especializada, no solo en el uso de la herramienta, sino también en la gestión de licencias y en la gestión de activos de software en general. La tarea de cargar derechos de software en una herramienta de gestión de licencias es un trabajo muy especializado y es fácil acabar con datos de tan mala calidad que vuelvan inútil la herramienta.

Asegúrese de que su gestor de activos de software haya recibido formación general en materia de SAM y gestión de licencias, así como formación específica para cada herramienta. En Internet hay disponibles muchos cursos de formación general en gestión de activos de software, como el curso de Certificación SAM de BSA Verafirm. También hay disponible formación sobre licencias específicas de vendedores y a través de algunos terceros especializados y de los propios vendedores.

Si no ve justificada la inversión en una herramienta de gestión de licencias especializada, muchos socios de SAM pueden ofrecer servicios de gestión de derechos, conciliación de licencias y optimización de software y licencias, siempre y cuando usted pueda proporcionarles datos de detección automatizados desde otra herramienta.

Por último, tanto las herramientas de gestión de puntos de conexión como las herramientas de gestión de licencias requieren servicios complementarios adecuados, de modo que, cuando se encuentren problemas con la herramienta —habitualmente porque no haya instalados agentes de detección o porque el motor de conciliación no se actualice con regularidad— se identifiquen y solucionen de manera oportuna.

Las herramientas de gestión de activos de software bien administradas pueden desempeñar un papel importante a la hora de ayudar a gestionar y optimizar su parque informático, ya sea en sus instalaciones locales o en la nube. Los dos tipos principales de herramientas de gestión de activos de software —herramientas de gestión de puntos de conexión y herramientas de gestión de licencias— mejoran la productividad de su personal de TI, ayudan a proteger su parque informático de amenazas cibernéticas y pueden ahorrar dinero al permitirle reutilizar y optimizar su nómina de software.

Pero no importa lo buenas que sean sus herramientas SAM, nunca podrán dar las ventajas prometidas sin procesos eficaces que las respalden, sin servicios complementarios sólidos que garanticen su buena salud en el tiempo y, por supuesto, sin personal o socios de SAM competentes que las usen y les saquen el máximo partido.