A continuación, presentamos 5 razones por las que hasta los departamentos de TI más ocupados deberían llevar a cabo la implantación de SAM.
Con la introducción en 2018 del RGPD y las recientes y exorbitantes multas por violaciones de datos, empresas y organizaciones de todos los tamaños empiezan a entender la importancia de la seguridad de la información.
Un software mal gestionado es una fuente crucial de vulnerabilidades de ciberseguridad, y basta con que haya una sola máquina que no esté actualizada con los últimos parches para que un hacker acceda a su red aprovechando una de estas vulnerabilidades y líe una buena.
La realidad es que uno no puede estar seguro de que su parque informático esté a salvo a menos que entienda qué equipo posee y qué software tiene instalado. Aquí es donde entra la gestión de activos de software (SAM), ayudando a su personal de TI a asegurarse de que el antivirus esté instalado en todos sus equipos, proporcionando informes sobre software sin los últimos parches y ayudando a planificar proyectos de actualización de software. Esto le evitará verse atrapado por el final de la vida útil de un «software crítico», sin los últimos parches y expuesto a ataques de piratería informática.
El mito de que la «nube se maneja sola» es pernicioso. Los partidarios de las tecnologías de la nube le asegurarán que «solo se paga por lo que se utiliza», que «la informática en la nube se adapta a la demanda»… y no mienten.
El problema es que «lo que se utiliza», por lo general, se basa en el número de suscripciones que se tienen, NO en si sus empleados están usando de manera activa dichas suscripciones; mientras que «adaptarse a la demanda» solo significa que se está pagando por la capacidad informática que está usando activamente en una plataforma de nube PaaS o IaaS, en lugar de responder a la pregunta de si la máquina virtual adicional que hace falta para probar una nueva aplicación realmente tiene que ser tan potente y, de ser así, ¡¿de verdad tiene que estar encendida las 24 horas del día?
El control de los costes en la nube consiste en comprender la justificación empresarial para los servicios en la nube y, cuando los beneficios no superen el coste, tomar la decisión —a veces difícil— de suprimir máquinas virtuales PaaS o cancelar una suscripción que solo se usa en contadas ocasiones.
La SAM ayuda a hacer más fáciles estas decisiones al garantizar que se entiendan los costes de los servicios en la nube, permitiendo que sean comunicados a aquellos gestores empresariales que PUEDAN tomar las decisiones necesarias, por difíciles que sean. La SAM también garantiza la optimización de procesos clave —como el de los empleados que se incorporan, trasladan o dejan el trabajo— con el fin de reducir al mínimo los costes de la nube, por ejemplo, asegurándose de que se cancelen suscripciones a software cuando los empleados cambien de departamento o abandonan la empresa.
¿Alguna vez ha empezado en un nuevo trabajo y se ha dado cuenta de que no le han dado acceso a los sistemas y software que necesitaba para desempeñar sus funciones?
Una mala SAM, con las interrupciones y retrasos que ello conlleva, resulta frustrante para el personal y embarazosa para los superiores inmediatos, reduce la productividad general de la empresa y, en el peor de los casos, puede ser motivo de una alta rotación de personal.
La causa principal de este tipo de problemas son procesos deficientes, pero a muchas pequeñas empresas y organizaciones les cuesta detenerse a pensar y mejorar sistemáticamente los procesos clave. Sin embargo, la implantación de SAM brinda una oportunidad de oro para hacer una revisión radical y cerciorarse de que el personal disponga del software y del equipo adecuado y necesario para hacer su trabajo y para poder resolver rápidamente problemas relacionados con el software y la tecnología.
Tratar de mejorar los procesos sin orientación externa puede suponer todo un reto porque, para el personal, es difícil tener una visión objetiva de cómo trabajan. También puede resultar difícil justificar que el personal dedique su escaso tiempo a realizar tareas «improductivas», como la documentación de procesos.
Por suerte, hay disponibles muchos socios y consultores independientes especializados en gestión de activos de software y en gestión de servicios de TI que pueden ayudar a identificar mejoras de procesos y a elaborar una hoja de ruta para que usted la implante. También estarán encantados de hacer una evaluación anual de los progresos y de ayudar a identificar cualquier retoque o cambio que pueda hacer falta debido a cambios en el negocio o en la tecnología que se hayan producido durante el último año
Para las empresas y organizaciones pequeñas, la previsión y gestión del flujo de efectivo puede ser un asunto de vida o muerte. Una buena SAM no solo le permitirá predecir y planificar sus gastos en software, sino que también le facilitará los datos necesarios para gestionar el resto de su parque informático.
Una buena SAM le ayudará a entender su suscripción de software y el calendario de renovaciones del soporte técnico y mantenimiento, ayudándole a crear un presupuesto para tecnología y a predecir el impacto en el flujo de caja.
También le ayudará a entender qué actualizaciones de software pueden hacer falta y cuándo. Esto es importante porque puede que las versiones de software más antiguas ya no sean compatibles o que el editor del software no las actualice, lo que conllevaría vulnerabilidades de ciberseguridad. La SAM también le ayuda a tomar buenas decisiones de gasto; por ejemplo, aunque su personal de TI no use el servicio de soporte de un editor de software concreto para resolver problemas con el software, es posible que valga la pena renovar el soporte técnico y el mantenimiento solo por el hecho de poder contar con la protección de las actualizaciones.
Los beneficios financieros de una buena SAM no terminan con el software. Los datos necesarios para gestionar su software de forma eficaz son también una mina de oro de información sobre el hardware que posee, su antigüedad y cuándo habría que reemplazarlo, lo que le permite planificar y presupuestar los programas de actualización con suficiente antelación.
En la época en que, para instalar un software, había que llamar a un ingeniero informático, no era nada fácil cerciorarse de que el personal utilizase un conjunto estándar de software para satisfacer necesidades particulares. Pero hoy en día, cuando hay una aplicación SaaS disponible para cada necesidad y lo único que se necesita es una tarjeta de crédito para comprarlo, la racionalización y estandarización del software resulta aún más difícil.
Sin embargo, las ventajas de racionalizar el software (reduciendo el número total de títulos en su haber) y la estandarización (reduciendo el número de versiones diferentes de software en su haber) son evidentes, pues mejoran la productividad y ahorran costes de soporte, disminuyendo el coste total de propiedad (TCO) de su software.
Y estas mejoras se suman a otras ventajas, como la mejora de los niveles de servicio para sus empleados, una mayor ciberseguridad y menos costes en formación del personal. ¡Tiene muchas cosas buenas!
El hecho de que la gestión de activos de software sea un requisito indispensable para la ciberseguridad hace que no sea negociable. Sin embargo, las ventajas son mucho mayores que la simple mejora de la ciberseguridad, por eso vale la pena invertir el tiempo y los recursos necesarios para hacerlo bien.
La implantación de SAM se suele amortizar en unos pocos meses, y cuanto más tiempo posponga el duro trabajo de ponerse al día en la gestión de su software, más tiempo tardarán usted y su organización en darse cuenta de las ventajas.
No todas las organizaciones tienen las aptitudes o capacidades de llevar a cabo por sí solas algo tan complejo como la gestión de activos de software, pero existen medios de asistencia en línea, consultoría y formación para empleados, como la formación en SAM de BSA Verafirm, que pone la gestión de activos de software al alcance incluso de las organizaciones más pequeñas.
Entonces, ¿a qué está esperando? Dé el paso y no espere más, ¡apueste por implantar la gestión de activos de software!
