Este documento trata las mejores prácticas para la compra de todo tipo de software, ya sean licencias perpetuas o de suscripción de software instalado en equipos físicos o basado en la nube. Para obtener información sobre las mejores prácticas relacionadas con la compra de servicios en la nube (incluyan el software o no), consulte nuestra guía para comprar y usar servicios en la nube [enlace].

Cuando se combinan entornos técnicos complejos, la compra de las licencias adecuadas para su empresa puede resultar todo un desafío debido a la variedad de métricas de licencias y al hecho de que los términos y condiciones de los contratos de licencias de software son únicos para cada aplicación.

La forma en que se adquiere el software está cambiando drásticamente, ya que estamos pasando de licencias perpetuas instaladas en equipos físicos a licencias de suscripción y servicios en la nube. No obstante, independientemente del tipo de licencia que se compre, siempre deberán aplicarse los principios básicos descritos a continuación.

Cuidado con el software con grandes descuentos

Aunque resulte tentador comprar software con descuento, se corre el riesgo de que el software no sea legal para su uso en una empresa o entorno comercial. Esto se debe a que los editores de software a menudo fijan los precios de su software por sector, país o región; por ello, antes de aprovechar ningún descuento, es importante entender exactamente cuáles son los derechos de uso para el software que se está adquiriendo.

Algunas licencias con las que se debe tener cuidado son:

Licencias de uso doméstico: se venden a particulares para uso no comercial.

Licencias educativas: existen licencias especiales para escuelas, universidades y otras instituciones educativas. Estas licencias pueden incorporar funciones añadidas o distintas de las comerciales, al haber sido desarrolladas teniendo en mente a alumnos y docentes. Es ilegal utilizar estas licencias en un entorno ajeno al educativo.

Licencias para el gobierno, el sector público y organizaciones benéficas: se venden, generalmente con descuento, a un sector específico.

Es ilegal utilizar estas licencias en un entorno empresarial o comercial.

Centralizar y estandarizar la compra de software

Un desafío habitual para las empresas es que los empleados puedan comprar software utilizando tarjetas de crédito corporativas o personales. Esto puede causar varios problemas, entre otros, que el software sea oficialmente propiedad del empleado y no de la empresa. Las repercusiones de permitir que los empleados compren su propio software pueden ser importantes:

• Dado que son los empleados y no la empresa los que poseen oficialmente la licencia, es poco probable que esta posea licencias suficientes para cubrir la cantidad de software en uso; por tanto, es posible que haya que comprar licencias de repuesto, lo que en la práctica duplica el coste de una licencia si el empleado declara la compra original como gasto.
• Si se trata de una licencia de suscripción y el empleado se marcha de la empresa o vence la validez de la tarjeta de crédito, es posible que no se renueve la suscripción, lo que podría originar un déficit de licencias que expongan a su empresa a un riesgo financiero y contractual si el proveedor del software decide realizar una auditoría de las licencias de su software.
• Si la suscripción es con un servicio en la nube y el empleado se marcha de la empresa o vence la validez de la tarjeta de crédito, el servicio podría simplemente cancelarse y dejar a su empresa en la estacada.

La solución es implementar la compra de software centralizada en el seno de la empresa. Esto no solo evita los problemas descritos anteriormente, sino que también ayuda a acumular conocimientos sobre licencias, lo cual, combinado con una gestión eficaz de activos de software [enlace a «Guía sobre la gestión de activos de software»] y procesos de administración de licencias [enlace a «Tome el control de sus licencias de software»], puede ahorrar a la empresa importantes sumas de dinero a la hora de optimizar las licencias, además de mejorar la ciberseguridad.

Hacer del mantenimiento de registros una prioridad

Por desgracia, la responsabilidad de demostrar que se es el propietario de las licencias utilizadas siempre recaerá en la empresa. Esto significa que es vital mantener registros precisos de qué software se posee, cuándo se compró, los términos y condiciones específicos y los derechos de uso asociados a la licencia, y de si se ha pagado por cualquier servicio adicional, como soporte y mantenimiento.

Centralizar la compra de software ayuda mucho, pero la rotación del personal todavía podría dar lugar a una ausencia de registros si las transacciones se hacen en el nombre del administrador de compras. Un buen consejo sería crear una dirección de correo electrónico genérica, por ejemplo, licencias@empresa.com y utilizarla para todas las compras relacionadas con licencias.

Muchos proveedores de software también incorporan páginas web y descargas de documentos en sus términos y condiciones de licencia, por lo que es importante descargar y almacenar dichos documentos y páginas web a los que hagan referencia en los contratos de software. Asegúrese de que contengan la fecha y anotaciones, de modo que quede claro a qué contrato se refieren y a qué términos de licencia podrían afectar.

Hacer del distribuidor un asesor de confianza

Cuando se trata de licencias de software, «el diablo está en los detalles». Aunque es tentador comprar siempre software al distribuidor más barato, esta práctica puede resultar contraproducente a largo plazo ya que hay gente sin escrúpulos que podría venderle una licencia de software no comercial, o incluso fraudulenta. La compra a distintos distribuidores también dificulta el mantenimiento de registros y es fácil «extraviar» la prueba necesaria para demostrar que se posee una licencia.

Lo ideal es que las empresas compren software a un único distribuidor que sea un socio certificado del editor del software. Aunque, a primera vista, puede parecer que esto reduce su capacidad para comprar software al mejor precio, la mayoría de los distribuidores de software certificados estarán encantados de negociar un acuerdo marco que fije el precio de las compras de software más habituales y que especifique el margen que cobrará el distribuidor en otras adquisiciones. Los acuerdos marco se pueden negociar a través de un proceso de licitación para asegurarse de obtener el mejor acuerdo global para su empresa.

Las ventajas de este enfoque son dos: a) reduce enormemente las tareas de administración necesarias para obtener presupuestos, para llevar un seguimiento de la prueba de compra y para rastrear todos los contratos de software; y b) permite acceder a conocimientos sobre licencias certificadas que le ayudarán a entender los términos y condiciones de las licencias y a asegurarse de estar usando el software correctamente.

Los distribuidores de software también podrán mandarle informes de compras regulares, así como ayudarle a gestionar y mantener portales de licencias de proveedores. Estos servicios facilitan mucho el mantenimiento de registros de licencias de software crucial, además de permitirle confirmar la validez de sus registros.

Por último, además de limitarse a vender licencias, un buen distribuidor también será una fuente de licencias, experiencia técnica y buenas prácticas en SAM. En resumidas cuentas, su distribuidor puede convertirse en un asesor valioso y de confianza que le ayude a sacar el máximo partido a sus licencias de software.

¿Realmente quiere la «mejor oferta»?

Una táctica habitual para reducir el coste del software es buscar la mejor oferta, pidiendo presupuesto a distintos distribuidores y decantándose por el más económico.

Aunque este enfoque funciona bien si se está comprando un producto básico, como un PC, donde todos los proveedores venden la misma marca y modelo, en el mundo del software puede resultar peligroso, porque la misma funcionalidad puede tener derechos de uso radicalmente diferentes en función de los términos y condiciones específicos de la licencia de software que se está vendiendo.

El dicho «lo barato sale caro» es especialmente aplicable en el mundo del software, porque el coste de comprar sin querer el software equivocado puede ser muy alto, aparte de los riesgos para la ciberseguridad y de que se detecte que no se cumplen los términos y condiciones de las licencias. Por no hablar de los costes financieros que conlleva la compra de nuevas licencias si se parte de la compra de unas licencias incorrectas.

Su objetivo debe ser aumentar al máximo la rentabilidad de toda la inversión que realice en su software. Para ello, es esencial implementar una SAM eficaz. Sin embargo, cuando compre software, descubrirá que trabajar estrechamente con un único distribuidor de software certificado e implementar las siguientes prácticas le ayudará a sacarle el máximo rendimiento a su dinero.

• Tenga previstas las compras para poder planificar y aprovechar licencias por volumen y descuentos si se compromete a asumir gastos por adelantado.
• Tenga clara su hoja de ruta técnica. Por ejemplo, los editores de software a menudo incentivan las ventas de software en la nube por encima del software instalado en equipos físicos, así que aproveche esta situación si está interesado en los servicios en la nube.
• Entienda qué otras prestaciones le pueden ofrecer, como por ejemplo, servicios de migración para ayudarle a implementar su nuevo software.
• Comprenda si necesita soporte y mantenimiento: ¿de verdad usará las prestaciones ofrecidas?

Soporte y mantenimiento

El soporte y mantenimiento del software suele ser un extra por el que algunos proveedores cobran una cuantía adicional al año (similar a una suscripción). El pago por soporte y mantenimiento puede proporcionarle prestaciones y derechos aparte de los ofrecidos en la licencia de software base. Como siempre, cada editor de software ofrece una combinación única de prestaciones en materia de soporte y mantenimiento, por lo que es importante entender perfectamente cuáles son dichas prestaciones y asegurarse de que se va a amortizar el dinero.

Algunas de las prestaciones más habituales son:

• Soporte técnico: un servicio telefónico o acceso a recursos en línea que puede utilizar su personal técnico en caso de que el software, o la aplicación en la que se utiliza, deje de funcionar.
• Soporte extendido: aunque muchos proveedores de software seguirán ofreciendo parches de seguridad de forma gratuita durante el «período de soporte» del software, los pagos por el soporte y mantenimiento pueden ser una forma de prolongar dicho periodo para que usted siga usando de forma segura software más antiguo que no desee actualizar.
• Derechos de actualización, degradación y crossgrade: el derecho a implementar versiones distintas del software que compró.
• Derechos de movilidad: algunos contratos de soporte y mantenimiento le permiten implementar software en entornos virtualizados o en la nube.
• Créditos de formación en software para ayudar a sus empleados a aprovechar el software.

Hay muchos otros derechos que se pueden vender por medio de un acuerdo de soporte y mantenimiento, así que lea detenidamente cualquier contrato y asegúrese de saber cómo le sacará partido para aumentar al máximo la rentabilidad de la inversión.

Si decide cancelar el soporte y el mantenimiento en cualquier momento, es importante saber si eso afectará a los derechos de uso del software y si se cumplirán los términos y condiciones de sus licencias de software. Por ejemplo, si tuviera que cancelar el soporte y el mantenimiento que le permite implementar el software en un entorno virtualizado, tendría que pasar todas las implementaciones de ese software a servidores físicos para seguir cumpliendo los términos y condiciones.

Su distribuidor de software o una consultoría de licencia de software independiente sabrán asesorarle sobre los pros y contras de cancelar el soporte y mantenimiento, además de ayudarle a que no ponga en riesgo su negocio sin querer.

Los diez mejores consejos para comprar software

Siga estos diez consejos para asegurarse de adquirir el software que necesita mediante una ruta que optimice el retorno de su inversión:

1. Implante y comunique políticas y procesos de adquisición de software claros para que sus empleados sepan cómo solicitar y comprar software.
   Centralice la adquisición de software e imponga políticas que prohíban a los empleados comprar software propio.
   Use una dirección de correo electrónico genérica para todas las compras de licencias, por ejemplo, licencias@empresa.com, para que no se «extravíen» registros en la cuenta de correo electrónico de un empleado que luego acabe dejando la empresa.
   Conserve todos los contratos de software y otros registros en una misma ubicación y asegúrese de que asignarles una referencia para localizarlos fácilmente en caso necesario.
   Asegúrese de descargar los documentos web mencionados en los contratos de licencia de software; cerciórese de que las descargas estén fechadas y hagan referencia claramente al contrato en cuestión.
   Adquiera software del menor número posible de distribuidores y socios certificados y aproveche las licencias y los conocimientos técnicos que estos ofrecen.
   Trabaje codo a codo con su distribuidor para aprovechar descuentos en licencias por volumen y decida si le convienen el soporte y el mantenimiento.
   Tenga cuidado con el software con grandes descuentos, ya que puede ser fraudulento o venderse con derechos de uso restringido, por lo que sería ilegal utilizarlo en una organización comercial.
   Si quiere pasarse a la nube, aproveche esto como arma para conseguir el mejor precio y negociar prestaciones adicionales, como soporte para la migración.
   Si decide cancelar el soporte y el mantenimiento, asegúrese de que no perderá los derechos de uso extendido que necesite para cumplir con los términos y condiciones de la licencia de software subyacente.